¿Qué hacer con todos los pensamientos e ideas que he tenido en la cuarentena?

Seguramente muchos de quienes estén leyendo este blog han estado pensando en todo lo que aplazaron sin razón, a nivel personal o laboral, y que hoy les habría dado una mano ante la crisis.  También puede que este tiempo, se les hayan ocurrido ideas y proyectos. Desde mi experiencia, quisiera compartirles algunas cosas que alguna vez aprendí y que podrían ayudarnos a bajar la ansiedad post cuarentena…

Hay 3 pasos que considero muy útiles para organizar nuestras ideas, tareas y proyectos en cualquier momento de la vida.  Hoy, con mayor razón, pueden ayudarnos a ser más efectivos y a reducir el estrés.

  1. Desocupar la cabeza:  Si algo he aprendido es que uno de los mayores generadores de ansiedad es tener la cabeza llena de todas las ideas, las cosas por hacer, las preocupaciones, etc.  Para esto, mi recomendación es utilizar unas frases o disparadores que me sirvan para aterrizar en tareas todo lo que tengo en la cabeza. Entonces, el primer paso es escribir en una hoja, sin ningún orden o clasificación, todo lo que se le venga en mente que tenga pendiente. Aquí algunas pistas… Tómese por lo menos 15 minutos para este ejercicio
Cosas personales por hacer Citas Médicas Pendientes / Vueltas de Bancos / Reparaciones – Mantenimiento de la casa / Visitas Pendientes / Llamadas Pendientes / Compras / Inversiones / Cotizaciones / Ventas / Cuidado Físico / Cursos que quiero hacer / Cosas por Organizar / Seguros por renovar
Cosas laborales por hacer Compromisos con mi jefe, compañeros de trabajo, otras áreas / Seguimiento a Clientes – Proveedores / Planeación de Objetivos – Estrategias / Nuevas Líneas de Negocio / Ideas para reducir costos / Correos por enviar / Llamadas por hacer / Documentos por completar / Lecturas o informes por revisar / Diligencias en Bancos / Cursos o capacitaciones por tomar / Mantenimiento de Equipos / Propuestas de proyectos.

 

  1. Clasificar y Priorizar:  Pero una hoja llena por lado y lado de todos los pendientes y tareas, no es suficiente para bajar la ansiedad y el estrés.  Es más, si no hago nada más puede generarse el efecto contrario. Es clave clasificar estas tareas y priorizarlas según su importancia.  Para esto les comparto una tabla muy sencilla para que escriban, las tareas y les puedan hacer seguimiento, sin embargo, cada persona puede tener su propio modelo de agrupación. Aquí todo es válido, desde el cuaderno con divisiones de colores, hasta el uso de herramientas tecnológicas como las listas de tareas de Outlook, IOS, Android, etc.
Tareas propias Tareas de otros Tareas para no olvidar
– Computador u oficina
– Llamadas
– Casa
– Diligencias
-Reuniones o conversaciones
– Tareas que le delegué a alguien o que tienen que entregarme otros. Diferidos: Grandes proyectos que voy a trabajar más adelante y no quiero olvidar.
Proyectos: Proyectos que estoy trabajando y tienen entregables definidos.
  1. Seguimiento efectivo:  Finalmente es clave que defina cuál es su mejor manera de hacer seguimiento para que esta lista no se quede guardada en un cuaderno, en el celular o en su computador.  Aquí les comparto algunos hábitos y herramientas que pueden ser útiles:
    • Haga una cita semanal con usted mismo:  Alguien me dijo que esto es muy útil para bloquear la agenda y hacer seguimiento efectivo. Con una hora a la semana que se dedique a organizar su lista de tareas y pendientes es suficiente.  No olvide incluir en esta revisión, los temas personales.  Mi recomendación es que esta cita sea ojalá el viernes en la tarde.  Este no es momento de ejecutar simplemente de revisar y sentirse bien o mal, por el avance de sus tareas. Nunca programe esta revisión en el fin de semana.
    • En la oficina o lugar de trabajo identifique quién necesita o no seguimiento. Los líderes tienen a definir una sola forma de hacer seguimiento para todo el equipo y esto es un error.  Hay gente que vuela sola y le molesta el seguimiento continuo. Por otra parte, hay personas que necesitan el seguimiento y el acompañamiento para generar los mejores resultados.
    • Si hay alguna tarea que se mueve de semana en semana, pregúntese si es importante y entonces defina si la elimina o la pasa a su lista de diferidos.
    • Es clave que las tareas estén bien priorizadas, de lo contrario puede haber un exceso de incumplimientos o sobre carga de trabajo.

Ahora ya tiene las herramientas, sólo falta que tome la decisión y se organice.  Es un momento clave para bajar la ansiedad y el estrés y esta puede ser una buena forma.

Juan Manuel Ardila

Consultor Organizacional.

 

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